全世界で4,000万部、国内で240万部以上の売り上げを作りベストセラーとして有名な『7つの習慣』という本をご存知でしょうか？
今日はそんな7つの習慣に出てくる【時間管理のマトリックス】について解説して行きます。
時間管理のマトリックスでは、
緊急度(緊急性)＆重要度(重要性)の掛け合わせで優先順位を整理して、
生産性を向上する手段になります。
7つの習慣という本を読みたい方はこちらから購入してみてください。
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時間管理のマトリックスとは？
時間管理のマトリックスは、物事の優先順位を判断する為の考え方です。
仕事においては、決められた時間の中でどれだけ効率的に業務を行なえるかが大切であり、その為にはやる事の適切な優先順位をつけることが重要になります。
●4種類の優先順位の付け方
時間管理マトリックスは、書籍『7つの習慣』で紹介された時間管理の考え方です。時間管理をする為には、優先度の高い物事から順番に対応していく必要があります。
しかし、人は緊急なことや自分が得意なこと、目先の事を優先してしまう傾向があり、結果的にプロジェクト全体の進みが遅くなったり、納期に間に合わなくなったりするケースも少なくありません。
そこで、物事の優先順位を適切に判断する方法として利用できるのが、時間管理マトリックスです。
時間管理マトリックスでは、「重要性」と「緊急性」の2つの軸を使って、やる事を4つの領域に分類します。
- 緊急かつ重要なもの
- 緊急ではないが重要なもの
- 緊急だが重要ではないもの
- 緊急でも重要でもないもの
●時間管理のマトリックスがなぜ必要なのか
最初の方でも話しましたが、人はつい「緊急性」の高い軸に囚われて行動しがちです。
ですが、自分が行なうべき仕事の優先順位を整理し、重要な事に時間を使えるようになります。
仕事では、決められた時間内でどれだけ高いパフォーマンスを発揮できるかが求められます。
高いパフォーマンスを出すには、時間管理のマトリックスを活用し、重要事項にしっかりと時間を割くことがポイントです。
また仕事の業務以外においても、
緊急度の高いタスクから対応していくような働き方では常に時間に追われてしまい、人間関係の構築やスキルアップに時間を使うことが難しくなります。
更にそれをこなし続けると、柔軟な緊急対応も出来ず
残業が増えたりサービス出勤をしなければならない可能性もあります。
時間管理のマトリックスは仕事の生産性を上げるためだけではなく、
将来的な価値を生み出す為にも必要だと言えます。
具体的な4つ(4象限)について
時間管理のマトリックスでは、緊急性・重要性の2軸から4つの象限に分けられます。
●緊急かつ重要な事(第一象限)
第一象限は、期日か迫ってたりいきなり依頼される事であり、必ず成し遂げないといけない活動を意味します。
第一象限は必須事項であり、4つの中でも最優先して取り組む必要があります。
【第一象限の例】
締切のある仕事、抜き打ちテスト、急な病気、トラブル対応、雇用されてる時間
第一象限の落とし穴は、
ここのタスクに時間と労力を持ってかれ他の事にてが回らず、
ふとした疲労感で第四象限(緊急でも重要でもない事)に逃げたくなることがあります。
なので解決策としては、次の第二象限がキーポイントになります。
●緊急ではないが重要なもの(第二象限)
第二象限は、緊急性が低いので後回しにされがちですが、
実はこの四象限の中で最も大事であり、最も時間を費やすべき所になります。
第二象限とは簡単にいうと、「第一象限が起こらない様に事前にすること」です。
自分が働いやすい状態や環境を作り、第一象限の仕事を減らしていきます。
【第ニ象限の例】
仕事の準備、勉強の予習、体調管理(睡眠,サプリ)、トラブルの予防、副業、人間関係構築、自己投資(スキルアップ)
この例のように、第一象限のリスクヘッジとなるのが第二象限なのです。
したがって、非常に重要度は高く、優先順位を高めて必ずスケジューリングするべき活動は第ニ領域に当てはまります。
時間管理が下手な人はこの第二象限を面倒臭がりやらず、
いつまでも緊急性のある活動に追われてます。
●緊急だが重要ではないもの(第三象限)
第三象限は、重要ではないので不要なはずなのに
緊急性があり無意識に時間を割いてる人が多い活動になります。
人は優先順位を緊急性でまず判断するので、重要かどうかの判断の前に行動してしまう事があります。
そして緊急性が高いが故に「重要」だと錯覚する傾向もあります。
【第三象限の例】
無駄な会議、不要な報告・連絡・相談、他人の恋愛相談、遠い親戚の冠婚葬祭
とは言っても重要性はないので、第三象限に時間を使っても生産性は何も上がりません。
大事なのはこのタスクを『断る、発生しないようにする』事が大切になります。
そして第一象限と第三象限に共通してる恐ろしい事は、
『他人の時間に自分の時間を使ってる』という事です。
●緊急でも重要でもないもの(第四象限)
第四象限は、言うまでもなく時間の浪費です。
この4つの象限の中でも最も優先順位が低いところになります。
ですが人は、第一,第三象限のタスクに追われた疲労感や達成感からここに逃げてくるのです。
【第四象限の例】
暇潰し、現実逃避、成長のない作業、休憩、その他の無駄な活動全般
人は第四象限にいると自分が怠けてしまった、とは気付くものです。
自分が第四領域に時間を使っている場合、
緊急性の軸で優先順位を判断していないか、第一領域や第三領域に追われていないかを日々チェックしましょう。
第二象限の活動を高めるには？
上記を読んで貰えばわかる通り、4つの象限の中で最も重要なのは第二象限です。
第二象限は、理想の結果を得る為に最優先重要事項になります。
人生においてこれさえやっておけば良い、と言えるくらいのタスクですが
なぜか人はこれを全て後回しにしてしましがちです。
それは何故なのか？
理由は「すぐに結果が出ない」「自分との戦いでありその場で承認されにくい」という事があります。
それを理解した上で「緊急度＞重要度」で物事を判断する癖を直し、
人の時間軸(第一,第三象限)ではなく自分の時間を大事にしていきましょう。
【第二象限に注力するコツ】
- 重要事項からスケジュールを埋める
- 他人に任せられる事は任せる
- 人からの電話に出ない
- 依頼や誘いを断る(きっぱりNOと言う)
- 常に新しい事を先読みして考える
- 第二象限をこなせてる人とつるむ
これからは、第三,第四象限を減らしていき、
第一象限の負担も減らせるようにしていきましょう。
時間管理のマトリックスについてよくある質問
●時間管理する為におすすめのツールとかはありますか？
おすすめは本やアプリがあります。
本でまず正しく時間管理をする術を身に付けて習慣化していきましょう。
おすすめの本は下記リンクにまとめてあります。
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おすすめのアプリは、スケジュール管理をする為のアプリです。
時間管理が下手な人の特徴はスケジュール帳をマメに入れない人です。
下記のアプリで第二象限からスケジュール帳に入力していきましょう。
・ノーション
・TimeTree(タイムツリー)
●スケジュールを埋める4つの優先順位の順番は？
第二象限→第一象限→第三象限→第四象限
まとめ
時間管理マトリックスは、物事の優先順位を正しく判断するための考え方です。
「緊急性が高い・低い」と「重要度が高い・低い」という2軸を基準に、タスクを4つの領域に分類することで、優先すべきタスクを明確にする事が可能です。
是非7つの習慣も読んでみてください。
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